Cuando las empresas invierten en tecnología, no es raro que se enfrenten a riesgos como sobrecostos, retrasos y, en el peor de los casos, que los proyectos no logren los resultados de negocio esperados. Esto pasa cuando no existe una conexión clara entre los equipos de trabajo y las metas estratégicas de la empresa. Pero, ¿cómo evitar que esto te suceda? Aquí es donde entra en juego desarrollar capacidades de adaptación al cambio en el desarrollo de soluciones (productos/servicios) y aplicar una gestión adaptativa del portafolio de inversiones.
Problemas Comunes: Desconexión y Falta de Visibilidad
Uno de los principales problemas que enfrentan las empresas al invertir en tecnología es la falta de alineación entre los equipos de trabajo y las prioridades estratégicas del negocio. Muchas veces, los proyectos se desarrollan en “silos” (equipos que trabajan de forma aislada), lo que lleva a esfuerzos duplicados y a tomar decisiones que no siempre están bien informadas.
A esto se suma que, en muchas ocasiones, la visibilidad sobre el estado de los proyectos es limitada. Los líderes no siempre tienen información en tiempo real sobre el avance de las iniciativas, lo que dificulta la toma de decisiones y genera riesgos de costos ocultos o proyectos fuera de control.
Contexto: Un Mundo en Cambio Constante
Las empresas hoy operan en un entorno que cambia rápidamente. La tecnología y las necesidades del mercado evolucionan constantemente, por lo que las organizaciones que no logran adaptarse se quedan atrás. Es de vital importancia tener capacidades para adaptarse rápidamente a los cambios y tomar decisiones más inteligentes sobre las inversiones.
Las capacidades de adaptación al cambio no solo son implementar marcos de trabajo o métodos ágiles en el desarrollo de productos; también se trata de transformar la cultura y la forma en que toda la organización toma decisiones, se adapta y aprende. Del mismo modo, la gestión adaptativa del portafolio de inversiones es clave para priorizar las iniciativas tecnológicas que realmente generan valor y, si es necesario, hacer ajustes sobre la marcha.
La Solución: Adaptación al Cambio y Gestión del Portafolio
Entonces, ¿cómo reducimos los riesgos al invertir en tecnología? La respuesta está en combinar la capacidad de adaptación al cambio en el desarrollo de las soluciones y la gestión adaptativa del portafolio de inversiones. Esto ayuda a las empresas a gestionar mejor sus iniciativas, priorizar lo que realmente importa y, lo más importante, ajustar el curso de acción cuando el contexto lo demande.
A continuación describimos 4 criterios fundamentales para prosperar en este contexto, no pretende ser una receta ni una solución universal, los casos de anti-patrones de ejemplo están en un tono sarcástico y corresponden a situaciones de la vida real:
1. Transparencia y Visualización del Trabajo
Nada mejor que ocultar el trabajo, ¿verdad? Si quieres asegurarte de que nadie sepa qué está haciendo el equipo, guarda toda la información en tu cabeza o, mejor aún, en un archivo Excel perdido en alguna carpeta. Así, cuando alguien pregunte cómo van las cosas, siempre puedes decir: "Estamos en eso" o "Ya casi". ¿Quién necesita visibilidad cuando el caos es tan entretenido?
Una empresa trabajaba en muchos proyectos simultáneamente, pero como nadie sabía qué estaba haciendo el otro, cuando llegaron las fechas de entrega, sorpresa: ¡ningún proyecto estaba terminado! El caos absoluto. ¿Lo mejor? habían dos equipos que estaban trabajando en lo mismo. Perfecto para un reality show, pero no para una empresa.
La transparencia es clave para reducir riesgos. Herramientas como los tableros de acceso público y radiadores de información permiten visualizar el flujo de trabajo y tener una idea clara de en qué estado está cada iniciativa. Esto ayuda a que todo el equipo tenga visibilidad sobre qué se está haciendo, dónde están los cuellos de botella y qué áreas necesitan más atención. Si hay problemas, se identifican de inmediato y se pueden tomar decisiones más rápidas y acertadas.
2. Priorizar lo que Genera Valor
La mejor manera de perder dinero y tiempo es hacer absolutamente todo, incluso lo que nadie pidió. ¿Por qué molestarse en priorizar cuando puedes gastar tus recursos en un montón de iniciativas que solo impresionan a un pequeño comité de "expertos"? Eso sí, cuando el proyecto clave se quede sin presupuesto, siempre puedes culpar al mercado.
Una vez, una empresa decidió invertir en una app para apple watch que nadie usaría, pero oye, ¡se veía bonita! Mientras tanto, el sistema de facturación seguía fallando y los clientes se quejaban a diario. Pero bueno, ¡al menos tenían una app que era la envidia de... bueno, de nadie!
No todas las inversiones tecnológicas tienen el mismo impacto en el negocio. Con una gestión adaptativa del portafolio de inversiones, las empresas pueden priorizar aquellas iniciativas que realmente aportan valor. No se trata de ejecutar todos los proyectos, sino de identificar los que mejor se alinean con los objetivos estratégicos. Y si algo no está funcionando, es posible reubicar los recursos en nuevas oportunidades con más potencial.
3. Limitar el Trabajo en Proceso
Si quieres maximizar el estrés y la ineficiencia, ¡pon a todos a trabajar en mil cosas al mismo tiempo! Eso sí, asegúrate de que nada se termine nunca. ¿Por qué enfocarse en acabar algo cuando puedes tener veinte proyectos abiertos y ninguno funcionando? Mantén a todos ocupados, aunque no sepan ni por qué.
En un equipo, cada miembro estaba trabajando en cinco tareas diferentes, todas urgentes (¡obvio!). Cada semana el equipo de dirección adicionaba una nueva tarea, al final, no terminaron ninguna. Pero lo mejor fue cuando la dirección se preguntó: "¿Por qué no vemos avances?". Claro, porque es mucho más divertido correr en círculos que llegar a la meta.
Otro aspecto fundamental para reducir riesgos es limitar la cantidad de trabajo en proceso. Al limitar el trabajo en progreso, los equipos se centran en terminar lo que tienen entre manos antes de empezar algo nuevo. Esto no solo mejora la calidad del trabajo, sino que también reduce los tiempos de entrega, evitando que los proyectos se dilaten innecesariamente.
4. Ciclos Cortos y Retroalimentación Continua
Lo ideal es esperar hasta el final del proyecto para revisar si algo funciona, ¿verdad?. Nada de ciclos cortos ni retroalimentación. ¡Vamos a gastar un año entero desarrollando la solución perfecta y, al final, sorpresa! ¡El cliente ya no la necesita! Así, al menos puedes decir que el problema fue del cliente y no tuyo.
Una vez, un equipo pasó seis meses trabajando en un software sin pedir la opinión de nadie. Cuando finalmente lo entregaron, el cliente lo miró y dijo: "Esto no era lo que necesitaba". Pero oye, ¡si hablábamos con el cliente les íbamos a dar oportunidad que nos pidieran más cosas! Lástima que ya no servía para nada. Pero bueno, ¡a nosotros no nos gusta que nos cambien las cosas a mitad de camino!
Trabajar en ciclos cortos permite obtener resultados más rápidamente y ajustar el rumbo si es necesario. Esto es parte de la mentalidad de adaptación al cambio, donde la retroalimentación continua juega un papel fundamental. En lugar de esperar hasta el final de un proyecto para ver si tuvo éxito, los equipos pueden probar pequeños experimentos, medir los resultados y hacer cambios sobre la marcha. De esta forma, los problemas se detectan temprano y se evitan grandes fallos.
Conclusión
Reducir los riesgos en las inversiones tecnológicas no es un reto menor, pero adoptar una mentalidad de adaptación al cambio en el desarrollo de soluciones y también una gestión adaptativa del portafolio de inversiones puede marcar la diferencia. Al implementar estas prácticas, las empresas logran una mejor alineación entre sus proyectos tecnológicos y las prioridades estratégicas, mejoran la visibilidad sobre el progreso y los impactos en el negocio, y se vuelven más resilientes y capaces de adaptarse a los cambios.
La clave está en fomentar una cultura organizacional que valore la transparencia, el aprendizaje continuo y la capacidad de ajustar el curso cuando sea necesario. Así, no solo se reducen los riesgos, sino que se crea un entorno de trabajo más colaborativo y eficiente, preparado para enfrentar un mercado en constante evolución.
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