¿Para qué hacemos lo que hacemos?

 

En un contexto organizacional cada vez más competitivo y desafiante, las empresas suelen embarcarse en la creación de soluciones que prometen mayores retornos de inversión o beneficios. Sin embargo, a menudo las organizaciones pierden de vista una de las preguntas más fundamentales: ¿Para qué hacemos lo que hacemos? Esta desconexión entre el propósito organizacional y la ejecución diaria puede llevar a ineficiencias, pérdida de competitividad y, en última instancia, a la quiebra del negocio. Por ello, es crucial que los líderes y sus equipos reconozcan la importancia de alinear constantemente su trabajo con los objetivos de negocio.

A menudo, los equipos trabajan en tareas y proyectos sin comprender plenamente cómo contribuyen al éxito global de la organización. Esta desconexión puede resultar en proyectos sin impacto real, retrabajo, o peor aún, en la creación de productos o servicios que no cumplen con las expectativas del cliente. El resultado: desperdicio de tiempo y recursos, qué podría haberse evitado con una visión clara del propósito desde el principio.

¿Cómo redefinir el enfoque en valor? ¿Cómo podemos evitar este desalineamiento, especialmente en economías empresariales cada vez más ajustadas? Una gestión enfocada en el valor puede generar un cambio de paradigma en la evolución de tu organización. Te comparto una lista de los principales temas para mejorar:

  • Definición de valor actual: El primer paso para una gestión enfocada en valor es definir qué es valioso para la empresa en el momento presente. Esto puede incluir métricas como el aumento de la rentabilidad, la satisfacción del cliente o la innovación en productos.

  • Validación de hipótesis de negocio: A partir de las oportunidades identificadas, fondea hipótesis que puedas validar rápidamente, asegurando que cada inversión esté alineada con resultados concretos y medibles.

  • Conformar equipos de alto desempeño: Promueve la creación de equipos multifuncionales que puedan ajustarse dinámicamente para abordar problemas y oportunidades emergentes.

  • Medición continua y ajuste: Establecer conversaciones frecuentes sobre métricas claras qué reflejen los resultados de negocio que se buscan impactar, es esencial para mantenerse en el camino correcto. Fomenta una comunicación fluida y transparente a todos los niveles de la organización, inspecciona regularmente el progreso, realiza ajustes cuando sea necesario y, sobre todo, asegura una revisión constante de los objetivos comprometidos.

Cuando los equipos entienden claramente como su trabajo contribuye al propósito organizacional, no solo aumenta la productividad, sino también la motivación y el compromiso. Esta alineación genera una cultura donde cada miembro se siente parte de algo más grande y tiene un sentido de pertenencia y propósito que va más allá de cumplir con tareas operativas.

La pregunta "¿para qué hacemos lo que hacemos?" no es algo que se responda una sola vez. Es un ejercicio continuo de reflexión y ajuste que debe estar en el corazón de cada decisión empresarial. En un mundo en constante cambio, las organizaciones que se mantienen alineadas con su propósito y enfocadas en el valor son las que lograrán no solo sobrevivir, sino prosperar sin importar lo que depare el futuro.


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Portafolio Lean: El secreto que nadie te contó para evitar que tus inversiones en tecnología fracasen


Cuando las empresas invierten en tecnología, no es raro que se enfrenten a riesgos como sobrecostos, retrasos y, en el peor de los casos, que los proyectos no logren los resultados de negocio esperados. Esto pasa cuando no existe una conexión clara entre los equipos de trabajo y las metas estratégicas de la empresa. Pero, ¿cómo evitar que esto te suceda? Aquí es donde entra en juego desarrollar capacidades de adaptación al cambio en el desarrollo de soluciones (productos/servicios) y aplicar una gestión adaptativa del portafolio de inversiones.


Problemas Comunes: Desconexión y Falta de Visibilidad

Uno de los principales problemas que enfrentan las empresas al invertir en tecnología es la falta de alineación entre los equipos de trabajo y las prioridades estratégicas del negocio. Muchas veces, los proyectos se desarrollan en “silos” (equipos que trabajan de forma aislada), lo que lleva a esfuerzos duplicados y a tomar decisiones que no siempre están bien informadas.

A esto se suma que, en muchas ocasiones, la visibilidad sobre el estado de los proyectos es limitada. Los líderes no siempre tienen información en tiempo real sobre el avance de las iniciativas, lo que dificulta la toma de decisiones y genera riesgos de costos ocultos o proyectos fuera de control.


Contexto: Un Mundo en Cambio Constante

Las empresas hoy operan en un entorno que cambia rápidamente. La tecnología y las necesidades del mercado evolucionan constantemente, por lo que las organizaciones que no logran adaptarse se quedan atrás. Es de vital importancia tener capacidades para adaptarse rápidamente a los cambios y tomar decisiones más inteligentes sobre las inversiones.

Las capacidades de adaptación al cambio no solo son implementar marcos de trabajo o métodos ágiles en el desarrollo de productos; también se trata de transformar la cultura y la forma en que toda la organización toma decisiones, se adapta y aprende. Del mismo modo, la gestión adaptativa del portafolio de inversiones es clave para priorizar las iniciativas tecnológicas que realmente generan valor y, si es necesario, hacer ajustes sobre la marcha​​.


La Solución: Adaptación al Cambio y Gestión del Portafolio

Entonces, ¿cómo reducimos los riesgos al invertir en tecnología? La respuesta está en combinar la capacidad de adaptación al cambio en el desarrollo de las soluciones y la gestión adaptativa del portafolio de inversiones. Esto ayuda a las empresas a gestionar mejor sus iniciativas, priorizar lo que realmente importa y, lo más importante, ajustar el curso de acción cuando el contexto lo demande.

A continuación describimos 4 criterios fundamentales para prosperar en este contexto, no pretende ser una receta ni una solución universal, los casos de anti-patrones de ejemplo están en un tono sarcástico y corresponden a situaciones de la vida real:


1. Transparencia y Visualización del Trabajo

Nada mejor que ocultar el trabajo, ¿verdad? Si quieres asegurarte de que nadie sepa qué está haciendo el equipo, guarda toda la información en tu cabeza o, mejor aún, en un archivo Excel perdido en alguna carpeta. Así, cuando alguien pregunte cómo van las cosas, siempre puedes decir: "Estamos en eso" o "Ya casi". ¿Quién necesita visibilidad cuando el caos es tan entretenido?

Una empresa trabajaba en muchos proyectos simultáneamente, pero como nadie sabía qué estaba haciendo el otro, cuando llegaron las fechas de entrega, sorpresa: ¡ningún proyecto estaba terminado! El caos absoluto. ¿Lo mejor? habían dos equipos que estaban trabajando en lo mismo. Perfecto para un reality show, pero no para una empresa.

La transparencia es clave para reducir riesgos. Herramientas como los tableros de acceso público y radiadores de información permiten visualizar el flujo de trabajo y tener una idea clara de en qué estado está cada iniciativa​. Esto ayuda a que todo el equipo tenga visibilidad sobre qué se está haciendo, dónde están los cuellos de botella y qué áreas necesitan más atención. Si hay problemas, se identifican de inmediato y se pueden tomar decisiones más rápidas y acertadas.


2. Priorizar lo que Genera Valor

La mejor manera de perder dinero y tiempo es hacer absolutamente todo, incluso lo que nadie pidió. ¿Por qué molestarse en priorizar cuando puedes gastar tus recursos en un montón de iniciativas que solo impresionan a un pequeño comité de "expertos"? Eso sí, cuando el proyecto clave se quede sin presupuesto, siempre puedes culpar al mercado.

Una vez, una empresa decidió invertir en una app para apple watch que nadie usaría, pero oye, ¡se veía bonita! Mientras tanto, el sistema de facturación seguía fallando y los clientes se quejaban a diario. Pero bueno, ¡al menos tenían una app que era la envidia de... bueno, de nadie!

No todas las inversiones tecnológicas tienen el mismo impacto en el negocio. Con una gestión adaptativa del portafolio de inversiones, las empresas pueden priorizar aquellas iniciativas que realmente aportan valor. No se trata de ejecutar todos los proyectos, sino de identificar los que mejor se alinean con los objetivos estratégicos. Y si algo no está funcionando, es posible reubicar los recursos en nuevas oportunidades con más potencial​.


3. Limitar el Trabajo en Proceso

Si quieres maximizar el estrés y la ineficiencia, ¡pon a todos a trabajar en mil cosas al mismo tiempo! Eso sí, asegúrate de que nada se termine nunca. ¿Por qué enfocarse en acabar algo cuando puedes tener veinte proyectos abiertos y ninguno funcionando? Mantén a todos ocupados, aunque no sepan ni por qué.

En un equipo, cada miembro estaba trabajando en cinco tareas diferentes, todas urgentes (¡obvio!). Cada semana el equipo de dirección adicionaba una nueva tarea, al final, no terminaron ninguna. Pero lo mejor fue cuando la dirección se preguntó: "¿Por qué no vemos avances?". Claro, porque es mucho más divertido correr en círculos que llegar a la meta.

Otro aspecto fundamental para reducir riesgos es limitar la cantidad de trabajo en proceso. Al limitar el trabajo en progreso, los equipos se centran en terminar lo que tienen entre manos antes de empezar algo nuevo. Esto no solo mejora la calidad del trabajo, sino que también reduce los tiempos de entrega, evitando que los proyectos se dilaten innecesariamente​.

4. Ciclos Cortos y Retroalimentación Continua

Lo ideal es esperar hasta el final del proyecto para revisar si algo funciona, ¿verdad?. Nada de ciclos cortos ni retroalimentación. ¡Vamos a gastar un año entero desarrollando la solución perfecta y, al final, sorpresa! ¡El cliente ya no la necesita! Así, al menos puedes decir que el problema fue del cliente y no tuyo.

Una vez, un equipo pasó seis meses trabajando en un software sin pedir la opinión de nadie. Cuando finalmente lo entregaron, el cliente lo miró y dijo: "Esto no era lo que necesitaba". Pero oye, ¡si hablábamos con el cliente les íbamos a dar oportunidad que nos pidieran más cosas! Lástima que ya no servía para nada. Pero bueno, ¡a nosotros no nos gusta que nos cambien las cosas a mitad de camino!

Trabajar en ciclos cortos permite obtener resultados más rápidamente y ajustar el rumbo si es necesario. Esto es parte de la mentalidad de adaptación al cambio, donde la retroalimentación continua juega un papel fundamental. En lugar de esperar hasta el final de un proyecto para ver si tuvo éxito, los equipos pueden probar pequeños experimentos, medir los resultados y hacer cambios sobre la marcha. De esta forma, los problemas se detectan temprano y se evitan grandes fallos​.


Conclusión

Reducir los riesgos en las inversiones tecnológicas no es un reto menor, pero adoptar una mentalidad de adaptación al cambio en el desarrollo de soluciones y también una gestión adaptativa del portafolio de inversiones puede marcar la diferencia. Al implementar estas prácticas, las empresas logran una mejor alineación entre sus proyectos tecnológicos y las prioridades estratégicas, mejoran la visibilidad sobre el progreso y los impactos en el negocio, y se vuelven más resilientes y capaces de adaptarse a los cambios.

La clave está en fomentar una cultura organizacional que valore la transparencia, el aprendizaje continuo y la capacidad de ajustar el curso cuando sea necesario. Así, no solo se reducen los riesgos, sino que se crea un entorno de trabajo más colaborativo y eficiente, preparado para enfrentar un mercado en constante evolución.


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Alineación Estratégica: Primeros pasos hacia la Agilidad de Negocios

 Alineación Estratégica: Primeros pasos hacia la Agilidad de Negocios


El Problema.

El Banco "XYZ" (Llamado así por razones de confidencialidad), una institución financiera con muchos años de historia, se encontraba en una encrucijada. Con una sólida reputación y un historial en productos financieros, el banco se había posicionado como uno de los de mayor participación de mercado del país, consolidando y aumentando su cartera de servicios. Sin embargo, este crecimiento trajo consigo un desafío significativo: la desconexión entre la estrategia corporativa y la ejecución diaria.


Los líderes del Banco notaron que, a pesar de tener una estrategia clara y bien definida, el mensaje no se bajaba a los equipos y los proyectos a menudo se desviaban de los objetivos estratégicos y frecuentemente se cuestionaba el por que estamos trabajando en esto o aquello. Los equipos trabajaban en silos, y las prioridades no estaban alineadas, lo que resultaba en esfuerzos duplicados y recursos desperdiciados. La falta de visibilidad y transparencia en las iniciativas del portafolio dificultaba la toma de decisiones informadas, y el tiempo de implementación de nuevos productos y servicios se extendía considerablemente. Como resultado, el Banco estaba perdiendo competitividad en el mercado financiero.


Uno de los directores del banco, describió la situación como: "Sentir estar corriendo en diferentes direcciones". Cada equipo tenía sus propios objetivos y prioridades, lo que hacía perder de vista los objetivos estratégicos. Esto afectaba no solo la eficiencia operativa, sino también la capacidad para innovar y responder rápidamente a las demandas del mercado.



La Solución Propuesta.


Conscientes de la gravedad del problema, los líderes del Banco decidieron buscar ayuda externa. Después de investigar varias opciones, optaron por adoptar prácticas de Agilidad de Negocios, después de consultar con otras organizaciones que también pasaron por alinear sus estrategias con la ejecución a través de prácticas y enfoques innovadores.


El primer paso fue realizar una evaluación de la situación actual en el Banco. Esto incluyó entrevistas con líderes y miembros de equipos, análisis de procesos existentes y revisión de proyectos en curso. El diagnóstico reveló varios puntos críticos que necesitaban atención inmediata:


1. Falta de Visibilidad y Transparencia: Las iniciativas y prioridades no estaban claramente visibles para todos los niveles de la organización.


2. Desconexión entre Estrategia y Ejecución: No existía un marco claro para asegurar que las iniciativas se alinearan con los objetivos estratégicos.


3. Procesos de presupuestación ineficientes: Los procesos actuales de seguimiento y control de presupuestos eran burocráticos y no permitían la adaptabilidad necesaria para responder a cambios rápidos en el mercado.


4. Desbalanceo entre Demanda y Capacidad: No existía un marco claro para equilibrar la demanda de proyectos con la capacidad de recursos disponibles. Esto generaba alta carga de trabajo en progreso (WIP), esta acumulación excesiva de WIP generaba cuellos de botella y retrasos significativos en los proyectos.


Basándose en estos hallazgos, se propuso ajustar la Gestión del Portafolio en el Banco inicialmente para cambiar a un enfoque que ayudará a la organización a conectar la estrategia con la ejecución mediante la gestión eficiente del portafolio, la priorización basada en valor y la mejora continua. El desbalanceo entre demanda y capacidad y los presupuestos, los dejaremos aparcados temporalmente y lo abordaremos en detalle más adelante.


Los cambios iniciales en la Gestión de Portafolio se estructuraron así:

1. Establecimiento de la Visión y Objetivos Estratégicos: Se trabajó con los líderes del Banco  para ajustar la visión  y definir y comunicar claramente los Objetivos Estratégicos con sus Resultados Clave. Esto, aunque tomo bastante tiempo al inicio por tratarse de un cambio de paradigma dada la forma que el Banco gestionaba sus objetivos, aseguró que todos los miembros de la organización comprendieran hacia dónde se dirigía el Banco y por qué.

2. Creación de un Tablero de Visibilidad del Portafolio: Se desarrolló un tablero de portafolio que proporcionaba una vista completa del flujo y trazabilidad de todas las iniciativas, así como también en un Roadmap de Portafolio. Este tablero incluía información sobre el estado, progreso e impedimentos en la validación de las hipótesis de negocio detrás de las iniciativas. El Roadmap con la transparencia y visibilidad permitieron a todos los involucrados ver, en su justo nivel de detalle evitando caer en el micro-management como en el pasado, cómo sus trabajos contribuían a los objetivos estratégicos.

3. Priorización Basada en Valor: Se implementó un proceso de priorización basado en criterios de valor que cada iniciativa aportaba a los objetivos estratégicos. Esto permitió al Banco enfocarse en las iniciativas que generaban el mayor impacto, no solo en el ROI, descartando iniciativas de menor valor y alineando los recursos de manera más efectiva. 

4. Iteración y Retroalimentación Continua: Se introdujo ciclos de retroalimentación continua y reuniones regulares de revisión del portafolio y no solo una sola y extenuante sesión al inicio del año. Estos ciclos permitieron ajustes rápidos en las prioridades, detener iniciativas que no validaran la propuesta de valor y así evitar el desperdicio de dinero y aseguraron que la organización pudiera adaptarse a cambios en el mercado o en la estrategia. 

5. Desarrollo de una Cultura desde el liderazgo: Para sustentar estos cambios, se empezó a trabajar en desarrollar una cultura de colaboración y aprendizaje desde el liderazgo. Esto incluye capacitaciones en practicas ágiles, talleres de equipo y sesiones de coaching para los líderes.


Los Resultados Obtenidos


La implementación de estos cambios en el Banco tuvo un impacto transformador. Los resultados fueron evidentes en varios niveles de la organización:

1. Alineación Estratégica Mejorada y Mayor Transparencia: Los equipos ahora estaban alineados con los objetivos estratégicos. Cada iniciativa se vinculaba claramente a la visión del Banco, lo que eliminaba la duplicación de esfuerzos y aseguraba que todos trabajaran en la misma dirección generando ahorros significativos. El tablero de portafolio proporcionaba una visibilidad sin precedentes de todas las iniciativas. Esto permitió a los líderes tomar decisiones informadas y ajustar prioridades en menor tiempo, mejorando la capacidad de respuesta de la organización.

2. Optimización de Recursos y Time2Market: La priorización basada en valor permitió al Banco utilizar sus recursos de manera más eficiente. Los iniciativas de menor valor fueron eliminadas, liberando recursos para invertir en iniciativas que generaban un mayor impacto, optimizando las inversiones realizadas. La iteración y retroalimentación continua, junto con procesos más eficientes, redujeron significativamente el tiempo de salida al mercado de las soluciones. Los productos y servicios llegaban al mercado más rápidamente, aumentando la competitividad del Banco. 

3. Innovación y Mejora Continua: La cultura organizacional empezo a cambiar de manera notable. Los equipos colaboran mas estrechamente, comparten conocimientos y adoptaban una mentalidad de mejora continua. Esto no solo mejoró el ambiente de trabajo, sino que también impulsó la innovación y la creatividad preparando conscientemente y responsablemente al Banco para el futuro.

Podemos resumir el impacto de la transformación que experimentamos con la ayuda de Agilidad de Negocios de pasar de una situación de falta de claridad estratégica y duda de estar trabajando en las cosas correctas, a una organización alineada y enfocada. Los equipos están más motivados y comprometidos con los objetivos estratégicos. Han visto un aumento significativo en la eficiencia y capacidad de respuesta, lo que nos ha permitido asegurar la posición competitiva en el mercado financiero.



Conclusión


El caso de Banco "XYZ" muestra cómo se puede iniciar la transformación de una organización y alinear la estrategia con la ejecución. Al abordar problemas críticos como la falta de visibilidad y la desconexión estratégica, un Portafolio ajustado ofrece unos primeros pasos en el camino hacia la entrega continua de valor. La historia de Banco "XYZ" es un testimonio inspirador del poder de la Agilidad de Negocios para impulsar el éxito organizacional en un entorno financiero dinámico y competitivo.


En los próximos posts exploraremos como gestionar los otros grandes desafíos: "Balancear la demanda con la capacidad, la sobrecarga de trabajo y los presupuestos"


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