Alineación Estratégica: Primeros pasos hacia la Agilidad de Negocios
El Banco "XYZ" (Llamado así por razones de confidencialidad), una institución financiera con muchos años de historia, se encontraba en una encrucijada. Con una sólida reputación y un historial en productos financieros, el banco se había posicionado como uno de los de mayor participación de mercado del país, consolidando y aumentando su cartera de servicios. Sin embargo, este crecimiento trajo consigo un desafío significativo: la desconexión entre la estrategia corporativa y la ejecución diaria.
Los líderes del Banco notaron que, a pesar de tener una estrategia clara y bien definida, el mensaje no se bajaba a los equipos y los proyectos a menudo se desviaban de los objetivos estratégicos y frecuentemente se cuestionaba el por que estamos trabajando en esto o aquello. Los equipos trabajaban en silos, y las prioridades no estaban alineadas, lo que resultaba en esfuerzos duplicados y recursos desperdiciados. La falta de visibilidad y transparencia en las iniciativas del portafolio dificultaba la toma de decisiones informadas, y el tiempo de implementación de nuevos productos y servicios se extendía considerablemente. Como resultado, el Banco estaba perdiendo competitividad en el mercado financiero.
Uno de los directores del banco, describió la situación como: "Sentir estar corriendo en diferentes direcciones". Cada equipo tenía sus propios objetivos y prioridades, lo que hacía perder de vista los objetivos estratégicos. Esto afectaba no solo la eficiencia operativa, sino también la capacidad para innovar y responder rápidamente a las demandas del mercado.
La Solución Propuesta.
Conscientes de la gravedad del problema, los líderes del Banco decidieron buscar ayuda externa. Después de investigar varias opciones, optaron por adoptar prácticas de Agilidad de Negocios, después de consultar con otras organizaciones que también pasaron por alinear sus estrategias con la ejecución a través de prácticas y enfoques innovadores.
El primer paso fue realizar una evaluación de la situación actual en el Banco. Esto incluyó entrevistas con líderes y miembros de equipos, análisis de procesos existentes y revisión de proyectos en curso. El diagnóstico reveló varios puntos críticos que necesitaban atención inmediata:
1. Falta de Visibilidad y Transparencia: Las iniciativas y prioridades no estaban claramente visibles para todos los niveles de la organización.
2. Desconexión entre Estrategia y Ejecución: No existía un marco claro para asegurar que las iniciativas se alinearan con los objetivos estratégicos.
3. Procesos de presupuestación ineficientes: Los procesos actuales de seguimiento y control de presupuestos eran burocráticos y no permitían la adaptabilidad necesaria para responder a cambios rápidos en el mercado.
4. Desbalanceo entre Demanda y Capacidad: No existía un marco claro para equilibrar la demanda de proyectos con la capacidad de recursos disponibles. Esto generaba alta carga de trabajo en progreso (WIP), esta acumulación excesiva de WIP generaba cuellos de botella y retrasos significativos en los proyectos.
Basándose en estos hallazgos, se propuso ajustar la Gestión del Portafolio en el Banco inicialmente para cambiar a un enfoque que ayudará a la organización a conectar la estrategia con la ejecución mediante la gestión eficiente del portafolio, la priorización basada en valor y la mejora continua. El desbalanceo entre demanda y capacidad y los presupuestos, los dejaremos aparcados temporalmente y lo abordaremos en detalle más adelante.
Los cambios iniciales en la Gestión de Portafolio se estructuraron así:
1. Establecimiento de la Visión y Objetivos Estratégicos: Se trabajó con los líderes del Banco para ajustar la visión y definir y comunicar claramente los Objetivos Estratégicos con sus Resultados Clave. Esto, aunque tomo bastante tiempo al inicio por tratarse de un cambio de paradigma dada la forma que el Banco gestionaba sus objetivos, aseguró que todos los miembros de la organización comprendieran hacia dónde se dirigía el Banco y por qué.
2. Creación de un Tablero de Visibilidad del Portafolio: Se desarrolló un tablero de portafolio que proporcionaba una vista completa del flujo y trazabilidad de todas las iniciativas, así como también en un Roadmap de Portafolio. Este tablero incluía información sobre el estado, progreso e impedimentos en la validación de las hipótesis de negocio detrás de las iniciativas. El Roadmap con la transparencia y visibilidad permitieron a todos los involucrados ver, en su justo nivel de detalle evitando caer en el micro-management como en el pasado, cómo sus trabajos contribuían a los objetivos estratégicos.
3. Priorización Basada en Valor: Se implementó un proceso de priorización basado en criterios de valor que cada iniciativa aportaba a los objetivos estratégicos. Esto permitió al Banco enfocarse en las iniciativas que generaban el mayor impacto, no solo en el ROI, descartando iniciativas de menor valor y alineando los recursos de manera más efectiva.
4. Iteración y Retroalimentación Continua: Se introdujo ciclos de retroalimentación continua y reuniones regulares de revisión del portafolio y no solo una sola y extenuante sesión al inicio del año. Estos ciclos permitieron ajustes rápidos en las prioridades, detener iniciativas que no validaran la propuesta de valor y así evitar el desperdicio de dinero y aseguraron que la organización pudiera adaptarse a cambios en el mercado o en la estrategia.
5. Desarrollo de una Cultura desde el liderazgo: Para sustentar estos cambios, se empezó a trabajar en desarrollar una cultura de colaboración y aprendizaje desde el liderazgo. Esto incluye capacitaciones en practicas ágiles, talleres de equipo y sesiones de coaching para los líderes.
Los Resultados Obtenidos
La implementación de estos cambios en el Banco tuvo un impacto transformador. Los resultados fueron evidentes en varios niveles de la organización:
1. Alineación Estratégica Mejorada y Mayor Transparencia: Los equipos ahora estaban alineados con los objetivos estratégicos. Cada iniciativa se vinculaba claramente a la visión del Banco, lo que eliminaba la duplicación de esfuerzos y aseguraba que todos trabajaran en la misma dirección generando ahorros significativos. El tablero de portafolio proporcionaba una visibilidad sin precedentes de todas las iniciativas. Esto permitió a los líderes tomar decisiones informadas y ajustar prioridades en menor tiempo, mejorando la capacidad de respuesta de la organización.
2. Optimización de Recursos y Time2Market: La priorización basada en valor permitió al Banco utilizar sus recursos de manera más eficiente. Los iniciativas de menor valor fueron eliminadas, liberando recursos para invertir en iniciativas que generaban un mayor impacto, optimizando las inversiones realizadas. La iteración y retroalimentación continua, junto con procesos más eficientes, redujeron significativamente el tiempo de salida al mercado de las soluciones. Los productos y servicios llegaban al mercado más rápidamente, aumentando la competitividad del Banco.
3. Innovación y Mejora Continua: La cultura organizacional empezo a cambiar de manera notable. Los equipos colaboran mas estrechamente, comparten conocimientos y adoptaban una mentalidad de mejora continua. Esto no solo mejoró el ambiente de trabajo, sino que también impulsó la innovación y la creatividad preparando conscientemente y responsablemente al Banco para el futuro.
Podemos resumir el impacto de la transformación que experimentamos con la ayuda de Agilidad de Negocios de pasar de una situación de falta de claridad estratégica y duda de estar trabajando en las cosas correctas, a una organización alineada y enfocada. Los equipos están más motivados y comprometidos con los objetivos estratégicos. Han visto un aumento significativo en la eficiencia y capacidad de respuesta, lo que nos ha permitido asegurar la posición competitiva en el mercado financiero.
Conclusión
El caso de Banco "XYZ" muestra cómo se puede iniciar la transformación de una organización y alinear la estrategia con la ejecución. Al abordar problemas críticos como la falta de visibilidad y la desconexión estratégica, un Portafolio ajustado ofrece unos primeros pasos en el camino hacia la entrega continua de valor. La historia de Banco "XYZ" es un testimonio inspirador del poder de la Agilidad de Negocios para impulsar el éxito organizacional en un entorno financiero dinámico y competitivo.
En los próximos posts exploraremos como gestionar los otros grandes desafíos: "Balancear la demanda con la capacidad, la sobrecarga de trabajo y los presupuestos"
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